En 2012, un Comité des Archives a été constitué afin de réfléchir à ce projet. À La Valla, une partie des bâtiments existants aurait pu faire l’affaire. Cela avait du sens d’installer les archives dans le lieu où est née la congrégation. Cette solution n’a pas été retenue. On a préféré réutiliser un bâtiment libre qui se trouve dans la propriété du Montet à Saint-Genis-Laval, l’ancienne maison générale. Cet édifice avait été construit en 1893 pour la production de l’Arquebuse des Frères Maristes ! Cet excellent vulnéraire n’étant plus produit dans ce lieu, mais en Italie, la maison était donc disponible. Une moitié du bâtiment a été expropriée afin que la commune puisse réaliser le projet routier de contournement du centre de Saint-Genis.
Il restait à notre disposition 3 espaces voûtés de 12 m x 6,5 m et d’environ 5,30 m de hauteur. L’un de ces 3 espaces a été gardé dans sa structure d’origine et les deux autres ont été divisés par une dalle à mi-hauteur.
Il y a d’abord l’espace de tri aménagé avec des placards, des étagères et beaucoup de tables. Tout ce qui va être apporté des diverses maisons sera déchargé dans ce local. Les livres vont être nettoyés, dépoussiérés et triés d’une manière thématique. Ensuite, ils seront mis en rayons dans les deux espaces situés au 1er étage. Un autre espace situé au rez-de-chaussée a été aménagé avec des rayonnages mobiles de 10 m de longueur. Cela nous donne environ 1 000 m linaires pour le rangement des boîtes d’archives. L’espace central, quant à lui, comprend le bureau de l’archiviste et une salle de consultation pour les chercheurs.
Pour conduire ce travail, un archiviste-bibliothécaire est employé à temps plein. Il a commencé ce service au début du mois d’avril. Il a devant lui un important travail de sélection, d’organisation et de catalogage des livres et documents d’archives, au moyen d’un logiciel que nous appelons « Archivum », logiciel au service de tout l’Institut. C’est au Brésil que toutes les données informatisées sont appelées à être stockées.
Cet effort de réorganisation s’inscrit donc dans une double démarche : d’une part la préservation d’un patrimoine menacé de dispersion ; d’autre part la mise à disposition de cette mémoire pour tous ceux qui voudront en profiter. L’informatisation devrait rendre accessibles nos archives à l’ensemble du monde mariste et même à des chercheurs extérieurs. À travers ce système, c’est réellement une mise en œuvre concrète de la mondialisation que nous sommes en train de vivre.
